Kalkulationen für Maschinen und Anlagen sind oft komplex: kundenindividuelle Sonderlösungen, viele Einzelpositionen, Material- und Stundenpreise aus unterschiedlichen Quellen. Für Betriebe ohne festes Baukastensystem bedeutet das bei jedem Angebot erneuten manuellen Aufwand.
Betriebe mit 5 bis 15 Beschäftigten investieren laut Branchenrecherchen 8 bis 12 Stunden pro Woche in die manuelle Angebotserstellung. Xpert.Digital beziffert das Einsparpotenzial durch einen automatisierten Ablauf auf 70 bis 85 Prozent des manuellen Aufwands pro Angebot.
Für sehr komplexe, hochgradig konfigurierbare Maschinen gibt es bereits spezialisierte Konfigurations-Software für große Anbieter. Für kleinere Betriebe ohne ein solches Baukastensystem ist das meist zu groß und zu teuer. Hier geht es um die einfachere, aber genauso zeitaufwändige Kalkulation im kleineren Betrieb.
Ein Chat-Assistent kann einen Angebotstext professionell formulieren, hat aber keinen Zugriff auf die tatsächlichen Material- und Stundenpreise des Betriebs oder auf frühere Kalkulationen. Die eigentliche Arbeit, Positionen und Preise zusammenstellen, bleibt dabei bestehen. Gelöst wird das erst, wenn die vorhandenen Preislisten und Vorlagen direkt in einen automatisierten Ablauf eingebunden werden.
ERP- oder Kalkulationssoftware, vorhandene Stücklisten und Lieferantenpreislisten, E-Mail. Der genaue Tool-Stack hängt vom jeweiligen Betrieb ab.
Das fertige Angebot geht immer zuerst durch eine Freigabe, bevor es an den Kunden geht. Automatisiert wird das Zusammenstellen der Positionen, nicht die endgültige Entscheidung. Das erfüllt zugleich die Pflicht zur menschlichen Aufsicht bei KI-gestützten Entscheidungen nach dem EU AI Act.