Rechnungen, Belege und andere Dokumente erreichen kleine und mittlere Unternehmen meist per E-Mail und müssen anschließend gesichtet, kategorisiert und an die richtige Stelle weitergeleitet werden, zum Beispiel in die Ablage oder die Buchhaltungssoftware. Diese Verwaltungsarbeit ist selten komplex, aber wiederkehrend und fehleranfällig, wenn sie manuell läuft.
Die folgende Kette zeigt, wie ein solcher Ablauf aussehen kann. Sie ist ein Beispiel zur Einordnung, keine Beschreibung eines bereits abgeschlossenen Projekts.
E-Mail-Postfach, Dokumentenablage (z. B. SharePoint, Google Drive), Buchhaltungssoftware (z. B. sevDesk, Lexware, DATEV). Der genaue Tool-Stack hängt vom jeweiligen Unternehmen ab.
Unklare oder ungewöhnliche Dokumente sollten weiterhin von einer verantwortlichen Person geprüft werden, bevor sie in die Buchhaltung übernommen werden. Automatisiert wird das Erkennen, Kategorisieren und Ablegen der eindeutigen Fälle.
Rechnungen und Belege enthalten häufig personenbezogene Daten. Die Verarbeitung erfolgt datensparsam und zweckgebunden, mit klar definierten Aufbewahrungs- und Löschfristen im Ablagesystem.
Analyse der eingehenden Dokumenttypen und der Zielsysteme, anschließend Aufbau der Erkennungs- und Ablagelogik, danach ein Testlauf mit echten Dokumenten vor der Übergabe.